L'intégration est une étape clé
La première étape est bien sûr le recrutement, autrement dit le choix du recruteur freelance avec lequel vous allez travailler. Vous avez envie de sélectionner un Talent Acquisition Manager compétent, performant, expert dans son domaine, ayant une bonne réputation. Pour cela, vous pouvez par exemple vous tourner vers des plateformes spécialisées dans la sélection des meilleurs recruteurs freelance comme Happy Hire.
Lorsque votre sélection est faite, il faut ensuite veiller à ce que le freelance s'intègre bien au sein de votre entreprise. Il faut qu'il travaille dans des conditions optimales et qu'il trouve à sa place au sein des équipes en place. Vous pouvez par exemple créer un processus d'onboarding spécifique à vos indépendants si vous y avez régulièrement recours.
Dans tous les cas, nous vous conseillons de présenter votre recruteur freelance à vos collaborateurs, notamment ceux avec lesquels il sera amené à travailler (les Hiring Manager, RH, autres recruteurs, collaborateurs ou techniques). Pour aller plus loin, vous pouvez aussi l'inviter aux évènements de l'entreprise, favorisant ainsi la cohésion d'équipe. Dans le quotidien, organisez des pauses-cafés, des déjeuners et activités de team-building auxquels salariés et indépendants participeront de concert.
Si besoin, voici une checklist des éléments à valider avant le 1er jour de la mission de votre freelance :
- Prêt de matériel informatique ou non ?
- Création d'une adresse mail dédiée ou non ?
- Accès à la documentation interne et/ou Intranet ?
- Partage de fichiers et d'outils internes ?
- Invitation aux réunions ?
- Badge d'entrée si le freelance doit être physiquement présent ?
La délimitation du périmètre est essentielle
Vous devez vous assurer que le rôle de votre recruteur freelance est bien défini tout en gardant en tête que la collaboration peut prendre fin selon les modalités définies au préalable. Votre prestataire doit avoir une vision claire de ses missions et de son rôle dans la société. Vous devez trouver un accord sur les modalités de réalisation de la mission, telles que les horaires de travail, les échéances ou encore les objectifs à atteindre et moyens déployés. Le fait de définir les paramètres de la collaboration vous permettra d'éviter des conflits ultérieurs.
Nous vous conseillons d'établir un contrat clair et précis. Pour aller plus loin, et selon la nature des informations communiquées, vous pouvez demander à votre prestataire de signer un accord de confidentialité. Enfin, pour vous prémunir d'éventuels litiges, demandez à votre prestataire de souscrire une assurance professionnelle et d'être à jour sur sa situation administrative et comptable.
Salariés et freelance en collaboration
Pour que la collaboration soit positive et efficace, il est important qu'indépendants et salariés puissent travailler en étroite collaboration. Pour ce faire, chaque partie doit être au clair sur ses droits et ses obligations. En tant qu'employeur et client, vous devez aider vos équipes à trouver un juste équilibre. Faire appel à un recruteur freelance, expert de son domaine, est une excellente idée, mais attention à ne pas dévaloriser vos salariés. Nous vous conseillons d'avoir une idée précise des talents et domaines d'expertise de chacun pour organiser au mieux la collaboration.
Pourquoi ne pas nommer un "coordinateur" ou "référent" en charge de la relation freelance-entreprise ? Cette personne pourrait accompagner au mieux le freelance dans la réalisation opérationnelle du projet (accès à l'information, aux documents, aux outils) mais aussi l'aider à bien s'intégrer en interne. Cette personne aurait du temps dédié au recruteur freelance et pourrait le connecter aux bonnes personnes de l'entreprise. Un gain de temps pour le projet, mais aussi pour le volet social et culture fit.
Pas de prestation sans confiance
Une collaboration doit être bénéfique pour les deux parties. C'est pourquoi nous vous recommandons de travailler en étroite collaboration avec votre indépendant, et ce, dès le début du projet. Pour que cela soit possible, n'oubliez pas de lui communiquer tous les éléments nécessaires à l'exécution de sa mission.
Un recruteur freelance est avant tout un professionnel. Il mérite le même respect et la même considération que tous vos autres collaborateurs. En tant que client, vous êtes tenu d'honorer les clauses du contrat signé avec le prestataire.
Les derniers détails à ne pas négliger
Le Brief, avant de faire appel à un recruteur freelance
Si vous faites appel à un indépendant, c'est que vous en avez besoin. Votre recruteur aura besoin d'un brief précis (ou cahier des charges) lui permettant de comprendre la mission, le cadre, les modalités et vos attentes. Si vous désirez que le projet soit porteur, c'est indispensable. Ça l'est d'autant plus que les meilleurs Talent Acquisition Manager du marché sont très sollicités, comment les convaincre d'accepter VOTRE projet plutôt que celui des concurrents ?
Dans votre brief, vous devez intégrer :
- La présentation de votre entreprise (la base)
- Le contexte de la mission
- Les objectifs
- Les étapes et deadline du projet
- Le mode de fonctionnement attendu
- Le nombre de jours travaillés
- La possibilité de faire du full remote ou pas
- Les compétences requises
- Le budget
- Les outils mis à disposition
Le feedback n'est pas optionnel
Travailler avec un recruteur freelance, c'est aussi échanger, communiquer, donner et recevoir du feedback, profiter de conseils avisés. Vous devez être ouvert et réceptif à l'avis extérieur que le freelance pourra avoir sur votre entreprise, vos process, vos outils. Pour optimiser cette expérience, n'hésitez pas à mettre votre freelance en confiance en lui proposant des points d'échange réguliers, formels et/ou informels. Si la proactivité et la créativité sont des critères importants pour vous, alors autant faire preuve d'écoute activité vis-à-vis de votre prestataire.
Côté indépendant, avoir la possibilité de challenger une organisation existante et proposer de nouvelles façons de faire est extrêmement valorisant. Cela peut être une façon de les fidéliser sur la durée, car vous ne les considérerez pas uniquement comme de simples exécutants, mais comme des parties prenantes à l'évolution de votre entreprise.
Le feedback est également important en fin de prestation. C'est l'occasion de faire le bilan de la mission, d'en tirer des éléments positifs et des axes d'amélioration pour les deux parties. Cet échange doit se faire en toute confiance et bienveillance et sera le moment idéal pour aborder les points suivants :
- Les objectifs ont-ils été atteints ?
- Une passation est-elle nécessaire ?
- La communication a-t-elle été fluide ?
- Quels sont les éléments à optimiser ?
Vous cherchez un recruteur freelance pour accompagner votre croissance ? Happy Hire peut vous accompagner dans vos recrutements en vous proposant les Talent Acquisition Manager les plus adaptés à vos besoins et votre entreprise.
