Automatiser son quotidien de recruteur pour booster l'expérience candidat

Généralement, quand on parle d'automatisation, il y a 2 camps. Les adeptes et les réfractaires. Rares sont les indifférents mais nombreux sont ceux qui n'ont pas vraiment creusé le sujet (ou qui le laissent de côté).

Aujourd'hui on va parler du pouvoir de l'automatisation dans le métier de recruteur et plus spécifiquement de ce que ça permet de gagner : du temps, mais pas que. Promis, on ne parlera pas d'intelligence artificielle ou du remplacement des recruteurs par les machines ! Cet article se veut très terre-à-terre, pratico-pratique et s'adresse à tous les recruteurs curieux de faire évoluer leurs pratiques dans le bon sens. Belle lecture !

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Les supers-pouvoirs de l'automatisation

Automatiser, ça veut tout simplement dire "rendre automatique, que ça fonctionne tout seul".

Alors, la première question à se poser c'est : est-ce que tout est automatisable dans le job de recruteur ? La réponse est non. Il y a tout un tas d'actions qui ne peuvent pas être systématisées comme par exemple : l'empathie dont vous ferez preuve à l'égard du candidat, votre capacité à laisser sa chance à tel ou tel profil même si le CV ne colle pas à 100% ou encore votre personnalité de recruteur (car oui, ça compte aussi !).

L'automatisation du process de recrutement n'est pas une formule magique, c'est davantage une volonté d'optimiser ce qui peut l'être pour gagner du temps et utiliser ce nouveau temps disponible à d'autres actions plus qualitatives.

Par exemple, si vous arrivez à automatiser certaines tâches administratives (comme par exemple, l'envoi de certains mails ou sms à différentes étapes du process), c'est du temps que vous pouvez réinjecter pour la construction de feedback d'entretien (souvent négligé côté recrutement et source de mécontentement côté candidats).

Le fait d'automatiser certaines tâches doit permettre de vous faciliter votre quotidien de recruteur, d'améliorer votre productivité et vos performances. C'est aussi une façon de déplacer le curseur vers d'autres priorités, comme améliorer l'expérience candidat (voire collaborateur si l'intégration fait partie de vos missions) et repenser le recrutement d'une façon plus moderne.

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En résumé, les points positifs de l'automatisation sont :

• Écourter les délais du processus de recrutement
• Optimiser l'expérience candidat
• Meilleure vision du vivier de candidats
• Éliminer les informations inutiles
• Embaucher des candidats plus qualifiés, correspondant davantage à votre requête
• Réduire la charge mentale et la pression des recruteurs
• Gagner en efficacité* / productivité

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*85% des employeurs qui utilisent l'automatisation dans leur stratégie de recrutement attestent d'un gain de temps et d'une amélioration de l'efficacité dans la gestion des ressources humaines.

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Tips et astuces pour déployer l'automatisation

Une fois qu'on a dit que l'automatisation présentait des avantages, la 2ème question à se poser c'est : par où commencer pour automatiser ses process ?

Chaque entreprise a ses spécificités côté recrutement. Le fonctionnement d'une startup de 50 personnes sera bien différent de celui d'un groupe international de 200 000 employés. Ici, l'idée n'est pas de révolutionner l'ensemble des pratiques de tout un service, mais déjà de voir à votre échelle individuelle ce que vous pouvez commencer à mettre en place pour faciliter votre quotidien.

En bref, les outils d'automatisation du recrutement combinent les fonctionnalités les plus performantes de votre suivi des candidatures (ATS) avec celles d'un gestionnaire de la relation client (CRM). Comme les outils Loxo ou Jarvi, qui connectent les deux ensemble pour faciliter le quotidien des recruteurs !

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⚠️ Spoiler alerte : ce qui suit est une invitation à la réflexion, pas une recette miracle !

Je vous propose de réfléchir à l'automatisation de 5 actions incontournables de votre process :

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Automatiser son sourcing

C'est le nerf de la guerre. Sans sourcing, pas de candidat, donc pas de recrutement.

Or, le sourcing est une activité chronophage. Ça l'est d'autant plus si vous recrutez pour plusieurs postes en parallèle (c'est le cas notamment en cabinet ou en ESN), voire sur plusieurs géographies (hello les recruteurs multipérimètres !).

Un début d'automatisation serait de créer des alertes ou "recherches enregistrées" (tous les jobboards proposent cette option) vous évitant de saisir à chaque fois manuellement vos différents critères. Là, vous les avez à portée de clic (potentiellement directement dans votre boite mail si vous activez l'option) !

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Automatiser ses mails d'accroche

Avoir le bon CV c'est une étape MAIS avoir un candidat qui répond à vos sollicitations, c'est encore mieux.

Or, nous le savons, dans la tech notamment, les profils sont spammés de messages non personnalisés par les recruteurs. En gros ➡️ "Je m'appelle XXX, je suis chargé de recrutement pour la société XXX, leader de son marché. J'ai plusieurs postes de XXX ouverts et votre profil m'intéresse. Pourriez-vous me rappeler au XXXXXXXX". Sérieusement ? Est-ce que ça vous donne envie de répondre ?

Un début d'automatisation serait de préparer des "séquences" de mails semi-personnalisés, customisables en fonction du profil ET de la situation. Etablir des scénarios en amont vous fera gagner un temps précieux. Temps que vous ré-injecterez dans la personnalisation du mail pour que le candidat sente que vous vous êtes réellement intéressé à lui.

Si l'inspiration vous manque, demandez-vous comment vous aimeriez qu'un recruteur vous sollicite (on oublie vite qu'on a été candidat).

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Automatiser la réalisation des entretiens

Un recruteur est par nature multitâches. Il réalise son sourcing, réalise les prises de contact (mail, téléphone, sms, message LinkedIn...), et organise les sessions d'entretien. Multiplié selon le nombre de postes à pourvoir, cette mécanique peut vite s'enrouer. Ne vous est-il jamais arrivé d'oublier de confirmer un entretien à un candidat ? D’oublier de bloquer le créneau dans l'agenda du manager ? De vous tromper de jour ou d'heure du rendez-vous ? Si, ça arrive mais cela peut détériorer l'expérience candidat.

Un début d'automatisation serait de planifier dès le début du processus un "bloc" d'entretiens permettant de sécuriser la relation avec le candidat (ne pas le faire déplacer plusieurs fois) et de vous faire gagner du temps.

Par exemple :

• Entretien 1 : Test technique (30 min)
• Entretien 2 : Entretien technique (30 min)
• Entretien 3 : Entretien avec le Hiring Manager / Recruteur (1h)

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Automatiser ses feedbacks d'entretien

Le "ghosting" de candidats est une des raisons pour lesquelles les recruteurs ont mauvaise réputation. Et ça se comprend !

Un candidat qui prend le temps de répondre à une sollicitation, qui passe un ou plusieurs entretiens et qui n'obtient aucun feedback, a le droit de perdre confiance. Les recruteurs demandent de la réactivité côté candidat que ce soit pour la partie entretiens ou pour donner un GO rapide suite à une proposition d'embauche MAIS la réciproque n'est pas toujours vraie.

Un début d'automatisation serait de systématiquement bloquer un créneau de 10 min au plus tard une semaine (48h à 72h) après l'entretien pour donner un feedback de vive voix au candidat. Cette échéance responsabilise les acteurs du recrutement, les sensibilise à la notion de feedback, et cela rassure le candidat qui sait qu'il aura un retour, positif ou négatif mais constructif.

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Automatiser le maintien au chaud des candidats

Toutes les entreprises ne peuvent pas garantir des processus de recrutement courts. Parfois, plusieurs semaines (ou mois) s'écoulent. En début de processus, lors des phases de qualification / entretiens, ça peut aller vite. Le recruteur cherche le bon candidat, il est responsable de son sourcing et de ses prises de contact. En général, c'est lorsqu'il repartage la responsabilité, sur la phase de feedback et de prise de décision, que ces délais s'allongent. C'est ok d'avoir des processus plus ou moins longs, mais le candidat n'est pas dans les coulisses de l'entreprise et ne se rend pas compte de ce qui se passe en interne. Lui ce qu'il perçoit, c'est le "silence radio". Cela ne l'encourage pas à rester disponible ou confiant vis-à-vis de l'entreprise.

Un début d'automatisation serait d'envoyer un sms à toutes les étapes du processus de recrutement pour tenir le candidat informé. Si les délais s'allongent, le prévenir, et a minima garder un contact 1 fois / semaine. Encore une fois, n'hésitez pas à préparer des modèles de mail ou de sms à personnaliser pour optimiser l'expérience candidat.

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Les limites du process

Toutes les actions ne peuvent pas être automatisées

Que les choses soient claires, les outils ne remplaceront pas les recruteurs. C'est pour ça que les recruteurs doivent garder en tête des basiques tels que prendre soin des candidats ou encore éviter de parler comme des robots (langue de bois, bonjour !).

Les candidats ont besoin d'un vrai contact humain, de mettre un visage sur une entreprise, d'établir une relation de confiance pour s'engager durablement. De leur côté, les recruteurs cherchent à valider le matching avec les futures recrues, échanger, converser, créer du lien. Tout ça est possible d'être humain à être humain. Et c'est la raison pour laquelle une intelligence artificielle ne pourra pas être déployée sur l'intégralité du process.

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Le recrutement est collaboratif, l'automatisation doit être partagée de tous

Encore une fois, chaque entreprise est différente, mais en règle générale, le recrutement se fait en équipe, c'est une fonction collaborative. C'est d'autant plus vrai quand l'entreprise possède différentes agences ou filiales, réparties en France ou dans le monde. Dans ce cas là, une partie du processus peut être partagé de tous, et une partie peut être plus spécifique ou locale, selon le marché et les candidats visés (recruter des profils IT n'est pas comparable au recrutement de profils moins pénuriques). Se pose alors la question de ce qui peut être automatisé de façon globale mais surtout du fait que les nouvelles règles d'automatisation soient partagées de tous. Si certains recruteurs n'adoptent pas ces changements, il y a fort à parier que le déploiement de nouveaux outils ne fonctionne pas. La partie préparation, formation, accompagnement au changement est primordiale.

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Automatiser demande de la préparation, du temps et des réajustements

Avant d'adopter de nouveaux outils et de réorganiser les processus, il faut tout mettre à plat, faire un état des lieux de l'existant, identifier ce qui fonctionne et ce qui pourrait être optimisé à l'échelle de l'entreprise. Car oui, il ne suffit pas d'investir dans des outils, c'est bien l'entreprise / le recruteur qui pose les bases de l'automatisation. Ce travail préparatoire demande du temps. La démarche d'automatisation ne se réalise pas en 5 minutes.

D'un côté il y a les outils et la théorie, de l'autre, les recruteurs et la mise en pratique. Des tests doivent être réalisés pour évaluer si tel outil ou telle pratique est plus efficace après automatisation, et si le gain de temps / productivité est suffisant pour justifier un déploiement à plus large échelle.

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L'automatisation n'est pas la solution miracle à toutes vos problématiques de recruteurs, mais, intégrer quelques techniques peut avoir un impact positif sur votre quotidien. À votre échelle, vous avez déjà la possibilité de gagner du temps, de mieux structurer votre activité, et surtout de réinvestir ce temps disponible dans la relation avec vos candidats.

Aujourd'hui, plus que jamais, les gens sont en quête de contacts humains et authentiques. Sur ça, ni les outils, ni l'IA ne pourront vous remplacer, alors, il ne vous reste plus qu'à passer à l'action !

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