Lorsque l’on démarre son activité en freelance, la première chose dont on se rend compte tout de suite, c’est le nombre de nouvelles notions plutôt complexes à intégrer d’un seul coup : le chiffre d’affaires, les règles fiscales, la facturation, la comptabilité etc. De quoi vous donner un mal de crâne instantané. Nous allons passer en revue toutes les notions comptables essentielles à connaître pour vous aider à vous lancer en toute sérénité.
Bilan comptable
Commençons par la notion de comptabilité probablement la plus connue de tous les entrepreneurs, même débutants : le bilan comptable. Un bilan comptable est une photographie du patrimoine de votre entreprise à un instant donné. Il est composé de l'actif et du passif. Le bilan comptable montre ce que votre entreprise possède (son actif) et ce qu’elle doit (son passif), à savoir les ressources que vous mobilisez pour financer votre actif (capital social, emprunts…) à l'instant T.
Mais dans l’esprit des entrepreneurs, un bilan comptable est surtout synonyme de clôture comptable et de comptes annuels. En effet, tous les ans (à la date que vous avez choisie lors de l’immatriculation de votre société, généralement le 31 décembre) toutes les sociétés doivent transmettre leurs comptes annuels à l’administration afin d’établir le montant d’impôt à payer. Le bilan fait partie des documents que la société a l’obligation de transmettre.
Le plus simple est de sous-traiter toute cette partie à un expert-comptable, dont c’est le métier. L’établissement d’un bilan demande des compétences techniques particulières et du temps. Un expert-comptable en ligne comme Acasi pourra prendre en charge tout votre administratif et vous conseiller sur les meilleures options fiscales pour votre société.
Chiffre d’affaires
Notion plutôt basique, mais souvent confondue avec d’autres notions synonymes comme le bénéfice ou les recettes, le chiffre d’affaires est la somme des ventes effectuées par une société.
Le calcul du chiffre d’affaires est plutôt simple : il suffit de multiplier le prix de vente par la quantité vendue. On exprime ce montant en hors taxes (HT).
Quelle est la différence entre le chiffre d’affaires et le bénéfice ? Le bénéfice prend en compte les frais supportés par l’entreprise (coût de fonctionnement, charges sociales etc). Si, une fois les charges déduites, le résultat est positif, on parle alors de bénéfice. Si le résultat s’avère négatif, on dit que l’entreprise est en perte.
Le chiffre d’affaires est un indice pertinent pour évaluer la performance de ses ventes, mais il faudra faire appel à d’autres indicateurs pour juger de la bonne santé de l’entreprise.
Pourquoi ? On peut générer un chiffre d’affaires et être en situation de perte si les charges de l’entreprise sont supérieures au total des sommes encaissées au titre des ventes. On peut donc facturer et encaisser de grosses sommes et dégager un bénéfice non élevé, voire être en perte.
TVA
La TVA c’est la taxe sur la valeur ajoutée. Toutes les entreprises localisées en France collectent la TVA pour l'Etat (sauf les micro-entreprises en franchise en base de TVA). Cela signifie que lorsqu'elles font une facture, elles doivent ajouter à leur prix de vente la TVA, qu'elles collectent de la part de leurs clients, puis la reversent à l'État. En contrepartie, elles déduisent de la TVA collectée pour l’État, la TVA récupérée sur les achats effectués auprès des fournisseurs. La société paie à l'État la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible.
Selon le régime de TVA choisi au moment de la création de la société, les modalités de paiement et de déclaration de la TVA ne seront pas les mêmes :
- le régime réel simplifié fonctionne sur un système d’acomptes à verser deux fois dans l’année (en décembre et en juillet), puis le paiement du solde en mai
- au régime réel normal, la déclaration et le paiement de la TVA sont mensuels
Charges déductibles
Tous les entrepreneurs (sauf les auto-entrepreneurs) ont la possibilité de déduire certains frais professionnels de leur bénéfice imposable. Pourquoi passer des frais sur son entreprise ? Tout simplement pour payer moins d’impôts.
Mais attention, toutes les dépenses ne sont pas considérées comme frais professionnels par l’administration. Pour être déductibles, les frais professionnels doivent répondre à un certain nombre de critères bien précis. Les dépenses doivent avoir été engagées dans le cadre de l’activité professionnelle et dans l’objectif de développer son chiffre d’affaires. Autre condition : ces dépenses doivent être associées à des justificatifs (factures ou notes de frais).
Voici quelques exemples de frais qu’un freelance peut passer sur sa société :
- les frais généraux de toute nature
- les dépenses de personnel et de main-d’œuvre
- le loyer des immeubles dont l’entreprise est locataire
- les frais de réception y compris de restaurants, de spectacles et les cadeaux de toute nature
- les cotisations obligatoires
- les frais de représentation et de déplacement habituels
- les frais de formation
Dans le domaine des frais déductibles, l’administration fiscale ne fait pas preuve de beaucoup de souplesse. Il faut donc veiller à être très précis et tout justifier, factures à l’appui, sous peine de redressement fiscal !
Afin de simplifier vos démarches comptables, une solution comme Acasi vous permet d'automatiser vos tâches :
- Prise en charge toutes les déclarations fiscales, le bilan et toutes vos démarches administratives.
- Suivi en temps réel tous les indicateurs clés nécessaires à la bonne marche de votre entreprise : chiffres d’affaires, TVA, charges, impôts, règlements clients, ainsi que les échéances de paiement de toutes les taxes pour anticiper votre trésorerie
- Des conseillers spécialisés dans les problématiques des freelances & indépendants disponibles pour répondre à toutes vos questions
Si vous souhaitez tester la solution, profitez de 150 euros offerts avec Happy Hire (soit presque 2 mois gratuit !)
Bref, vous n'avez plus aucune bonne raison de laisser votre comptabilité de côté.
